Dokumentenhilfe
Bedienung, Klassifikationscodes und Importbetrieb · Stand 26. Oktober 2026
Einstieg
Nach Aktivierung erreichst du das Dokumentencockpit und diese Hilfe als kleine Menüpunkte in der Dokumentenablage. Im Chat führt „Dokument ablegen / teilen“ ebenfalls zum Cockpit. Die Anwendung bleibt V2.1. Diese Seite beschreibt das vorbereitete Paket; der erfolgreiche Aktivierungsbefehl bestätigt den laufenden Stand.
Scanordner und automatischer Import
Der gemeinsame NAS-Ordner lautet /volume1/docker/aarecare/inbox. Der Scanner oder ein berechtigter Benutzer legt dort PDFs oder Bilder ab. Der Netzwerkpfad hängt von der bestehenden NAS-Freigabe ab und wird hier nicht vorausgesetzt. Die Anwendung bindet den Ordner nur lesend ein. Standardmässig bleiben die Quelldateien erhalten. Unterordner werden nicht stillschweigend mit eingelesen.
Der Import wartet auf eine unveränderte Datei über mindestens zwei Beobachtungen und 30 Sekunden. Er prüft Dateiformat, Schadsoftware und Speicherplatz und übernimmt das Original in den geschützten Speicher. Ein erfolgter Import bedeutet noch keine endgültige fachliche Ablage.
Dateien hochladen und E-Mail-Anhänge übernehmen
Im Cockpit unter „Eingang“ kannst du mehrere Dateien auswählen. Die Archivseite unterstützt ebenfalls Upload und Kameraaufnahme. Maximal 25 MB je Datei; zugelassene Formate und OCR-Verfügbarkeit werden geprüft. E-Mail-Anhänge lassen sich über den vorhandenen Befehl „Zum Dokumenteingang“ übernehmen. Quarantänedateien werden nicht zur Vorschau oder KI freigegeben.
Klassifikationscodes
INT · Intern: für interne betriebliche Dokumente.
VER · Vertraulich: eingeschränkter Zugriff, beispielsweise Personalunterlagen.
GEH · Geheim: höchste Schutzklasse; insbesondere ungeklärte Eingänge und Klienten-/Pflegeunterlagen.
Die Codes verwenden die bestehenden technischen Schutzwerte internal, confidential und strict. Bestehende Rechte bleiben wirksam. Der neu eingerichtete gemeinsame Eingang startet mit GEH. In der Prüfung wird der Klassifikationscode sichtbar ausgewählt. Änderungen an ungeklärten Eingängen benötigen eine Begründung und fachliche Prüfrechte. Personal mindestens VER, Pflege mindestens GEH. Bereits abgelegte Dokumente können wegen ihrer Historie nicht herabgestuft werden.
OCR und KI-Auswertung
Die Texterkennung macht gescannte Inhalte lesbar. Die interne KI schlägt Titel, Zusammenfassung, Kategorie, Dokumentart und Datum vor. Zusätzlich können Absender, Empfänger, betroffene Person, Beträge, Rechnungsnummern und Fristen mit wörtlichen Belegstellen erscheinen. Unbelegte Angaben werden verworfen oder zur Prüfung gekennzeichnet. Eine erkannte Person wird nicht automatisch mit einer Personalakte oder einem Klienten gleichgesetzt.
Die automatische Auswertung unterstützt derzeit bis zu 24000 Textzeichen. Unlesbare oder zu umfangreiche Dokumente bleiben zur manuellen Bearbeitung erhalten. KI-Angaben sind Vorschläge; daraus entstehen keine automatischen Buchungen oder Zahlungen.
Prüfen und endgültig ablegen
Wähle „Prüfen und ablegen“. Kontrolliere das Original, Titel, Kategorie, Typ, Datum und Klassifikation. „Bestätigen und ablegen“ erstellt die endgültige Dokumentzuordnung. Für detaillierte Personen-/Klientenverknüpfungen nutze die vollständige Prüfung auf der Archivseite. Die bestätigte Ablage übernimmt vorhandenen OCR-Text in die Volltextsuche. Dubletten werden nicht stillschweigend als neue Dokumente abgelegt; die vorhandene Prüfoberfläche bietet einen ausdrücklichen Dublettenentscheid.
Sammelscans aufteilen und Seiten drehen
„Aufteilen / drehen“ erstellt neue Eingänge aus ausgewählten Seiten. Beispiel: 1,2;3,4 ergibt zwei Dokumente. Alle Seiten müssen genau einmal enthalten sein. Eine Drehung von 0, 90, 180 oder 270 Grad ist möglich. Das Original bleibt erhalten, ebenso die Herkunft der Teile.
„KI-Trennvorschlag“ analysiert den verfügbaren Seitentext von bis zu 50 Seiten. Der Vorschlag wird erst nach deiner Bestätigung ausgeführt. Fehlender Text oder unklare Trennung erfordert eine manuelle Auswahl. Die manuelle Verarbeitung ist auf 100 Seiten je Aufteilung begrenzt.
Intern verteilen
Öffne ein abgelegtes Dokument und wähle „Im Chat verteilen“. Erforderlich sind Export- und fachliche Freigaberechte sowie Chat-Zugang. Wähle einzelne interne Personen oder eine bestehende Unterhaltung, erfasse die Mitteilung und prüfe die Empfänger vor dem Versand. Bei einer ausgewählten Unterhaltung wird der aktuelle Empfängerkreis in eine eigene Dokumentenunterhaltung übernommen. Spätere Gruppenmitglieder erhalten dadurch keinen Dokumentzugriff. Angehörigenkonten sind ausgeschlossen.
Der Versand erzeugt eine Freigabe für genau die gewählte Dokumentversion. Ein späterer Versionswechsel aktualisiert diese Freigabe nicht. Andere Dokumente derselben Akte werden nicht freigegeben. Bei neuen Versionen kannst du eine neue Mitteilung versenden. Eine nachträglich geänderte Klassifikation sperrt bestehende Freigaben; danach ist eine neue ausdrückliche Verteilung erforderlich.
Kenntnisnahme, Aufgaben und Erinnerungen
Aktiviere bei Bedarf „Kenntnisnahme verlangen“ und setze einen Termin. Empfänger öffnen zuerst das Dokument und klicken danach ausdrücklich auf „Zur Kenntnis genommen“. Der Abruf ist kein Beweis, dass der Inhalt gelesen wurde; die ausdrückliche Bestätigung wird getrennt gespeichert. Der Absender sieht beide Zeitpunkte. Empfänger sehen keine Bestätigungsdaten anderer Personen.
Optional kannst du beim Versand einen Aufgabentitel, eine verantwortliche Person aus dem Empfängerkreis und einen Termin festlegen. Aufgaben sind im Dokumentencockpit sichtbar und können von der verantwortlichen Person oder dem Absender erledigt werden. Nach Fälligkeit erinnert der Hintergrunddienst höchstens einmal täglich an offene Bestätigungen und Aufgaben. Archivierte Unterhaltungen erhalten keine neuen Erinnerungen.
Freigaben widerrufen
Der Absender kann eine Freigabe im Cockpit widerrufen. Danach ist der Dokumentabruf über diesen Link gesperrt. Deaktivierte Konten, gelöschte beziehungsweise gesperrte Dokumente und entzogene Absenderrechte werden bei jedem Abruf erneut geprüft. Bereits heruntergeladene Dateien können technisch nicht zurückgerufen werden.
Importquellen und automatische Regeln
Die administrative Ansicht zeigt Quellen, Klassifikation, KI-Schalter, letzte erfolgreiche Ordnerprüfung und Verarbeitungsstatus. Quellen können aktiviert oder deaktiviert werden. Die Anzeige „letzte Übernahme“ bezieht sich technisch auf die letzte erfolgreiche Ordnerprüfung und bestätigt nicht die fachliche Ablage jeder Datei.
„Quellbereich / Klassifikation festlegen“ beschränkt zukünftige Eingänge auf einen Bereich und legt den Klassifikationscode fest. Diese Änderung setzt vorhandene Ablage- und Verteilregeln zurück. Bestehende Eingänge behalten ihre Schutzklasse. Eine fachliche Freigabe ist erforderlich.
Eine Ablageregel verwendet eine eindeutige, mindestens acht Zeichen lange Dokumentkennung, Kategorie und Typ. Automatische endgültige Ablage benötigt eine gesonderte Abnahme und einen Kalibrierungsnachweis. Nur eindeutig passende, vollständige interne Dokumente ausserhalb Personal, Pflege und Geschäftsleitung dürfen automatisch abgelegt werden. Geschützte oder mehrdeutige Fälle bleiben zur Prüfung.
Automatische interne Verteilung
Eine Verteilregel ist unabhängig von der Ablageregel. Lege interne Empfänger, Kenntnisnahme und Frist fest und gib die Regel ausdrücklich frei. Jede Änderung entzieht zunächst die Freigabe. Nur nach der Freigabe eingegangene und bereits endgültig abgelegte Dokumente werden automatisch verteilt. Bestehende Altbestände werden nicht rückwirkend versendet. Liegt die endgültige Ablage ausserhalb des freigegebenen Quellbereichs oder über dessen Klassifikation, wird die automatische Verteilung ausgesetzt und in der Quellenübersicht zur manuellen Prüfung gezählt. Absender- und Empfängerrechte werden erneut geprüft. Die Konfiguration löst keine E-Mails an externe Adressen aus.
Suche, Versionen und Zuordnungen
Die Archivseite bietet Suche, Kategorien, Schlagwörter, Historie und Versionen. Durchsuchbarer OCR-Text wird nach bestätigter Ablage berücksichtigt. Für bestehende Aufgaben, Sitzungen und Fachvorgänge bleiben die vorhandenen Dokumentverknüpfungen verfügbar. Die neue Folgeaufgabenliste ist im Dokumentencockpit geführt; sie ersetzt nicht automatisch die Aufgaben anderer Fachmodule.
Fehler und Betriebsprüfung
Bei Quarantäne, fehlender OCR, nicht verfügbarer KI oder unklarer Zuordnung bleibt der Eingang sichtbar. Prüfe die Meldung und das Original; bei Bedarf „Erneut verarbeiten“ wählen. Der Hintergrunddienst verwendet die vorhandenen Verarbeitungssperren und Wiederholungsmechanismen. Die Quellenübersicht zeigt seine letzte Statusmeldung.
Die Aktivierung prüft Paketstände und legt additive Tabellen an. Standardmässig sichert sie zuvor die Anwendung; auf ausdrücklichen Betreiberwunsch kann die erneute Sicherung ausgelassen werden. Vorhandene Sicherungen bleiben erhalten. Bei fehlgeschlagener Aktivierungsprüfung wird die bisherige Anwendungskonfiguration wiederhergestellt. Originale, additive Tabellen und Quellkennungen bleiben erhalten. Ein erfolgreicher Installerlauf ersetzt nicht den fachlichen Test mit einem echten Scan.
Erster Funktionstest
1. Ein erfundenes Test-PDF in /volume1/docker/aarecare/inbox ablegen.
2. Im Cockpit nach mindestens 30 Sekunden plus Verarbeitungszeit aktualisieren.
3. OCR-Text, Zusammenfassung und Belegstellen prüfen.
4. Kategorie und Klassifikationscode kontrollieren und ablegen.
5. An eine interne Testperson mit Kenntnisnahme versenden.
6. Mit deren Konto den Chatlink öffnen und bestätigen.
7. Beim Absender die Rückmeldung prüfen und den Zugriff widerrufen.
8. Sicherstellen, dass eine unbeteiligte Person den Link nicht öffnen kann.